Lead routing es el proceso automatizado de asignar leads entrantes al rep, queue o sistema correcto basado en reglas que matchean los atributos del lead con el territorio, capacidad o especialización del rep. Hecho bien, recorta horas del lead response time y previene el peor modo de fallo de RevOps: un lead inbound caliente sentado en la queue de nadie.
Los cinco tipos de reglas
Cada sistema de lead routing usa alguna combinación de estos:
- Geográfico. US-East al AE A, US-West al AE B, EMEA al AE C. Simple, común, normalmente la primera regla.
- Account-based. Los clientes existentes rutean al named account owner; los prospects net-new rutean por territorio.
- Vertical / segmento. Leads de healthcare al AE de healthcare; leads de finanzas al AE de finanzas. Requiere enriquecimiento firmográfico preciso.
- Round-robin dentro de territorio. Dentro de US-West, rota de forma justa entre AEs B, D, E. Las variantes capacity-aware se saltean AEs en threshold.
- Lead score / fit. Leads de alto fit rutean directo a AEs; leads de bajo fit rutean a nurture o a pre-calificación de SDR.
La mayoría de los equipos B2B SaaS apilan reglas: geográfico + segmento + score, con round-robin como tiebreaker.
Cómo configurarlo (HubSpot o Salesforce)
- Define el mapa de cobertura de reps. Spreadsheet de quién cubre qué. Logra que se firme antes de codificarlo en software.
- Conecta enriquecimiento. Los leads inbound deben enriquecerse (industria, employee count, país) antes de rutear. Usa Clay, ZoomInfo o el enriquecimiento propio de HubSpot.
- Construye las reglas en formato workflow. HubSpot Workflows o Salesforce Flow manejan esto nativamente. Para reglas complejas, n8n o un tercero (Distribution Engine, LeanData, RingLead) es más flexible.
- Agrega una queue de fallback. Los leads que no matchean ninguna regla rutean acá. Audítala semanalmente.
- Define SLAs. Las solicitudes inbound de demo deberían rutear en menos de 60 segundos. Cualquier cosa más larga que 5 minutos pierde velocity.
Errores comunes
- Mapas de cobertura de reps stale. Los AEs se van, los territorios cambian, las reglas no se actualizan. Audita trimestralmente.
- Round-robin sin capacity awareness. El AE de PTO igual recibe leads. Construye flags de capacity.
- Sin path de fallback. Un lead que no matchea ninguna regla se pierde. La queue de fallback es no-negociable.
- Rutear a un rep en vez de una queue. Cuando el AE se va, todos sus leads abiertos necesitan re-routing manual. Rutea a una queue con el AE como owner por default.
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