Stack del primer recruiter en una SMB — reemplazar el gasto en agencias con 50-200 personas

Todos los stacks de recruiting en ooligo asumen que alguien más ya construyó la función. ai-augmented-recruiting-stack asume un contrato de ATS enterprise, ai-sourcing-stack asume un equipo de sourcing, high-volume-recruiting-stack asume contratación por horas a escala. Ninguno describe la situación interna más común que existe: una persona, contratada el trimestre pasado, a la que le dijeron que corte las facturas de agencias.

Este es ese stack, al tamaño en el que realmente pasa: 120 empleados, un recruiter, unos $2,250 al mes.

La forma: Workable es el ATS y el funnel de referencia, BambooHR es dueño del registro del empleado desde la oferta firmada en adelante, Metaview hace que las entrevistas sean estructuradas en vez de recordadas, y Claude es la superficie de redacción donde se escriben las rúbricas, las descripciones de puesto y los resúmenes de debrief. Dos de estos se superponen más de lo que los proveedores admiten, y uno no está conectado a nada.

Cómo encajan las piezas

• La factura de Workable la define un headcount que tú no controlas. Este es el único dato que decide el presupuesto, y es fácil pasarlo por alto: Workable cobra por cantidad total de empleados, no por asientos de recruiter. Standard con compromiso anual cuesta $299/mes con 1-20 empleados, $419 con 21-50, $669 con 51-100, $949 con 101-200 y $1,299 con 201-400. Mes a mes cuesta alrededor de 20% más: $360 y $800 en las bandas de 1-20 y 51-100. Un mismo recruiter haciendo el mismo trabajo paga $669 o $949 según cuántos ingenieros se contrataron el trimestre pasado. Presupuesta la banda que vas a cruzar, no la que estás ocupando. El viejo plan Starter ya no aparece en la página de precios; Standard es el punto de entrada.

• Todo plan de Workable ya incluye un HRIS, y esa es la parte que convierte la línea de BambooHR en una decisión real y no en un supuesto. Standard trae base de datos de empleados, portal de onboarding, firma electrónica de documentos, control de tiempo y asistencia, políticas de ausencia, organigrama automático, registros de auditoría y acceso a la API — junto con el lado de recruiting (200+ portales de empleo, página de carreras, CRM de talento, kits de entrevista y scorecards, sincronización bidireccional de calendario, LinkedIn Recruiter System Connect, reportes EEO/OFCCP/CCPA). Lee la sección de superposición antes de comprar ambos.

• El agente de AI de Workable se mide aparte, y no puedes probarlo antes de comprar. El agente consume créditos por acción: 1 crédito por candidato evaluado, 2 por candidato pasivo sourceado, 10 por interacción de chat con un candidato. Toda cuenta paga arranca con 3,000 créditos gratis; después, los paquetes cuestan $0.12/crédito en 5,000 ($600), $0.10 en 10,000 ($1,000) y $0.095 en 50,000 ($4,750). Los créditos vencen al año de la compra y no son reembolsables. El trial gratuito de 15 días cubre el set de funciones de Standard pero excluye el agente, así que tu evaluación tiene que ocurrir con los 3,000 créditos gratis cuando ya estás pagando. Fíjate qué distinto rinden esos 3,000 créditos: 3,000 evaluaciones de currículum, o 300 chats con candidatos.

• BambooHR cobra por empleado, y también hace algo de recruiting. Arriba de 25 empleados: Core $10, Pro $17, Elite $25 por empleado por mes; con 25 empleados o menos es una tarifa plana desde $250/mes. Los descuentos por volumen se aplican automáticamente a medida que crece el headcount, y las organizaciones sin fines de lucro registradas obtienen 15% de descuento. Core incluye registros de candidatos, publicación de vacantes y plantillas de carta oferta — que es exactamente el problema de superposición. Pro es el tier que agrega gestión de desempeño, 1:1s y ciclos de evaluación 360.

• Metaview es donde vive la estructura, y su eje de cobro es la trampa. Metaview vende por agente, y cada agente cobra sobre un eje distinto. Notetaker es Free (25 llamadas/mes) o Pro a $60 por usuario/mes. Application Review es Free (50 postulaciones/mes) o Pro a $150/mes por 500 revisiones con usuarios ilimitados — por cuenta, no por asiento. Sourcing es $100 o $300 por usuario/mes. No hay bundle self-serve; “todos los agentes” es solo Enterprise. Para un equipo de un recruiter la configuración correcta es Notetaker Pro solo en el asiento del recruiter, dejando a los entrevistadores en Free, porque poner ocho entrevistadores en Pro cuesta $480/mes para resolver un problema que el propio asiento del recruiter ya resuelve.

• Claude no está cableado a tu ATS, y esta página no va a fingir lo contrario. No hay servidor MCP publicado por el proveedor para Workable ni para BambooHR; los servidores MCP de BambooHR en GitHub son proyectos de la comunidad, no soportados por el proveedor. Claude se gana su lugar como superficie de razonamiento y redacción — convertir el brief vago de un hiring manager en un scorecard con anclas calibradas, redactar la descripción de puesto y comprimir cuatro transcripciones de entrevista en un resumen comparable. Ese trabajo pasa por copiar, pegar y exportar. Team cuesta $20 por asiento/mes con facturación anual ($25 mensual) para 2-150 personas; un recruiter solo debería tomar Pro a $17/mes anual ($20 mensual) y saltarse Team hasta que haya una segunda persona que administrar.

Dónde termina Workable y dónde empieza BambooHR

Ambos productos venden hacia el medio de este stack, así que traza la línea de forma explícita o vas a pagarla dos veces:

Workable es dueño de todo hasta la oferta firmada inclusive. BambooHR es dueño del registro desde la oferta firmada en adelante. Requisición, publicación, pipeline, kits de entrevista, scorecards, carta oferta, firma electrónica — Workable. Registro del empleado, tareas de onboarding, ausencias, organigrama, desempeño, historial de compensación — BambooHR.

Si en tu empresa nadie es dueño de los registros de empleados salvo el recruiter, todavía no compres BambooHR. El Core HR de Workable cubre lo básico de una empresa de 120 personas, y $1,200/mes es mucho para gastar en un organigrama. El disparador para sumarlo es una persona: alguien de HR o People Ops que sea dueño del lado post-contratación y que no va a trabajar dentro de una herramienta de recruiting.

Handoffs con nombre

1. Requisición aprobada → Workable publica en 200+ portales y en la página de carreras → las postulaciones llegan al ATS. Un funnel, una sola fuente de volumen de postulaciones.
2. El volumen de postulaciones supera lo que una persona puede leer → Metaview Application Review puntúa contra la rúbrica → el puntaje aterriza en el registro del candidato en Workable. Tanto Workable como BambooHR figuran en la lista de ATS soportados por Metaview, así que este handoff no necesita una capa de middleware.
3. Entrevista agendada mediante la sincronización bidireccional de calendario de Workable → Metaview Notetaker se suma a la llamada de Zoom, Meet o Teams → las notas se escriben de vuelta en el registro del candidato. Los entrevistadores en el tier Free tienen 25 llamadas al mes cada uno antes de que algo se rompa.
4. Debrief → Claude convierte las notas de Metaview en un resumen puntuado contra la rúbrica → el recruiter pega la decisión en el kit de entrevista de Workable. Este paso es manual a propósito; mira interview-debrief-summary-skill para el andamiaje de prompts, y structured-interviewing para saber qué tiene que contener la rúbrica para que valga la pena puntuar contra ella.
5. Oferta firmada en Workable → se crea el registro del empleado en BambooHR → arrancan las tareas de onboarding y la política de ausencias. Esta es la frontera. Nada del candidato la cruza antes de la firma.

Línea base de costos

Una empresa de 120 empleados, un recruiter, unos ocho entrevistadores, facturación anual:

• Workable Standard, banda de 101-200 empleados — $949/mes
• BambooHR Core, 120 empleados a $10 — $1,200/mes antes del descuento automático por volumen
• Metaview Notetaker Pro, 1 asiento (entrevistadores en Free) — $60/mes
• Claude Team, 2 asientos — $40/mes

Eso da ≈ $2,249/mes, o unos $27,000 al año. Haz la comparación que va a hacer el CFO: con un fee de contingencia del 20%, una contratación de $150,000 le cuesta a una agencia $30,000. El stack cuesta menos al año que una sola colocación — pero solo si el recruiter efectivamente cubre vacantes con él, que es un argumento de personal, no de software.

Costos ocultos a prever: los 3,000 créditos de AI de Workable son todo tu presupuesto de evaluación del agente, y un paquete de créditos es una decisión de cuatro cifras; cruzar la banda de 200 empleados suma $350/mes a Workable sin ningún cambio en la actividad de recruiting; y Metaview Application Review a $150/mes deja de ser opcional el mes en que pasas las 50 postulaciones.

Variaciones, y la regla para cada swap

• Sacar BambooHR por completo. Regla: cómpralo cuando una persona con nombre y apellido, distinta del recruiter, sea dueña de los registros de empleados. Por debajo de eso, el Core HR incluido en Workable alcanza, y sacar la línea lleva el stack a unos $1,050/mes.
• Sumar Metaview Application Review Pro. Regla: el disparador es más de 50 postulaciones al mes, no el tamaño del equipo. Cobra por cuenta con usuarios ilimitados, así que a diferencia de Notetaker no se encarece cuando se suman entrevistadores.
• Ashby en lugar de Workable. Regla: toma Ashby si contratas casi exclusivamente ingenieros y quieres analítica como superficie principal. Toma Workable si contratas en varias funciones y quieres el ATS y el HRIS en una sola factura — ese bundling es toda la razón por la que encaja en este segmento. Mira workable-vs-greenhouse para la tercera opción.
• Metaview Notetaker Pro para cada entrevistador. Regla: solo cuando los entrevistadores superan habitualmente 25 llamadas al mes cada uno, lo que con ocho entrevistadores implica un volumen de contratación que este stack ya dejó atrás. Compara contra brighthire-vs-metaview antes de escalar asientos.
• Claude Pro en vez de Team. Regla: la superficie de administración y facturación de Team recién rinde con dos o más asientos. Un recruiter genuinamente solo toma Pro y se ahorra la diferencia.

Lo que este stack no reemplaza

• Sourcing a escala. Metaview Sourcing es un agente aparte de $100-$300 por usuario/mes, y el sourcing outbound como motion es ai-sourcing-stack.
• Evaluación técnica. Acá no hay screen de código. Eso es technical-hiring-stack.
• Verificación de identidad. Nada en este stack prueba que la persona entrevistada es la persona contratada — mira hiring-integrity-stack y ai-interview-fraud.
• Administración de payroll y beneficios. BambooHR los vende como productos separados; Core es solo el registro de HR.
• La disciplina de contratación estructurada. Metaview puntúa lo que le digas que puntúe. Si la rúbrica son tres adjetivos, automatizaste tres adjetivos. Arranca en interview-loop-design.

Cuándo es la elección correcta — y cuándo no

Correcta: 50-200 empleados, un recruiter interno full-time sin soporte de recruiting ops, contratando en varias funciones en vez de dentro de una sola org, unas 10-40 contrataciones al año, y un mandato explícito de reducir el gasto en agencias.

Incorrecta: menos de 50 empleados, donde la tarifa plana de BambooHR y la banda más baja de Workable cambian la aritmética y un recruiter part-time más agencias por contingencia sigue saliendo más barato; contratación solo de ingeniería a volumen, que es Ashby o Greenhouse más technical-hiring-stack; más de 200 empleados con tres o más recruiters, donde las líneas por empleado empiezan a dominar y necesitas a alguien que sea dueño del tooling; o contratación por horas y de personal de frontline, que es high-volume-recruiting-stack.

Si todavía estás decidiendo qué debería ser responsabilidad del primer recruiter antes de que elija herramientas, arranca con what-is-talent-acquisition y recruiting-tech-stack.